Путевой лист по закону является обязательным документом и необходим бухгалтеру организации для обоснования транспортных расходов.
Бухгалтеру или водителю приходится заполнять множество полей:
- Марка, модель и регистрационный номер автомобиля
- ФИО водителя, номер и категория его удостоверения
- Время выезда и время возвращения в гараж
- Марка и тип топлива
- Расход топлива по норме и фактический
- Список поездок — пункты отправления и назначения, время, расстояния
- Итоговые данные за смену (время, пробег) и т.д.
Заполнение всех полей вручную усложняет работу бухгалтерии, а владельцу предприятия приходится нанимать большое количество сотрудников для выполнения рутинной работы.
СитиПоинт предлагает решение по автоматизации процесса формирования путевых листов. Этот Документ строится на основании справочных данных в системе мониторинга, фактических показателей расхода ГСМ и поездок автомобиля.
В системе предусмотрены различные формы путевых листов:
- №3 для легкового ТС
- №4С для грузового транспорта
- для строительной техники
- по форме Заказчика
Таким образом, автоматизация процесса заполнения путевых листов позволяет снизить нагрузку на бухгалтерию и водителей. Исключает вероятность ошибок и сокращает временные затраты сотрудников при заполнении путевого листа, обеспечивая оптимизацию бизнес-процессов организации.
Все сформированные путевые листы сохраняются в системе, а также отправляются на е-mail ответственному сотруднику компании.
